\u00bfAlguna vez te ha llegado un aviso de auditor\u00eda? \u00bfQuedaste nervioso? Comprendemos que, aunque no hayamos hecho nada incorrecto, tengamos la extra\u00f1a sensaci\u00f3n o la idea en la cabeza de que: \u00ab\u00bfHabr\u00e9 hecho todo bien?\u00bb.<\/p>\n\n\n\n
Adem\u00e1s, en nuestra sociedad, la palabra auditor\u00eda tiene una carga negativa, \u00bfVerdad? Pero, \u00bfSabes lo que es una auditor\u00eda de seguros comerciales y c\u00f3mo funciona? Si comprendes la finalidad y el proceso, te resultar\u00e1 mucho m\u00e1s f\u00e1cil prepararte para la pr\u00f3xima auditor\u00eda que llame a tu puerta.<\/p>\n\n\n\n
Una auditor\u00eda del seguro comercial es un proceso de an\u00e1lisis de las p\u00f3lizas de seguro de tu empresa para determinar si est\u00e1 debidamente cubierta frente a todos los riesgos potenciales a los que ella est\u00e1 expuesta.<\/p>\n\n\n\n
Normalmente, la prima que pagas al contratar un seguro no es definitiva. Tu prima (el valor que pagas por el seguro) se calcula en funci\u00f3n de las estimaciones de la exposici\u00f3n de tu empresa a partir de las actividades de a\u00f1os anteriores. Ocasionalmente, tu compa\u00f1\u00eda de seguros realiza una auditor\u00eda de la prima para asegurarse de que tienes la cobertura necesaria y est\u00e1s pagando el valor correcto.<\/p>\n\n\n\n
Es normal que el negocio cambie a lo largo del a\u00f1o. El objetivo de las auditor\u00edas de las primas del seguro es utilizar datos reales de ventas y operaciones para determinar la exactitud de su estimaci\u00f3n. La auditor\u00eda determina entonces el valor de tu prima final.<\/p>\n\n\n\n
Esto podr\u00eda implicar un aumento de tu prima en el futuro. Pero en algunos casos, el proceso de auditor\u00eda muestra que t\u00fa tienes derecho a un reembolso de parte de tu prima.<\/p>\n\n\n\n
Estas auditor\u00edas son muy habituales cuando se trata del Seguro de Responsabilidad Civil General<\/a> (General Liability<\/em>) o Seguro de Accidentes de Trabajo<\/a> (Workers’ Compensation<\/em>).<\/p>\n\n\n\n Como explicamos antes, la prima inicial se fija sobre la base de una estimaci\u00f3n realizada por ti. Cuando eliges la compa\u00f1\u00eda de seguros con las mejores condiciones para tu negocio y pagas la prima, normalmente queda bloqueada para los 12 meses de vigencia de la p\u00f3liza.<\/p>\n\n\n\n Entre 30 y 90 d\u00edas despu\u00e9s de finalizar el periodo de vigencia de la p\u00f3liza, recibir\u00e1s un documento para rellenar la informaci\u00f3n sobre los ingresos y ventas brutas del a\u00f1o anterior. Nosotros, de BRZ, recomendamos encarecidamente contratar a un contador (o bookkeeper<\/em>, como dicen en EE. UU.) para que te asesore en este momento tan complicado y delicado.<\/p>\n\n\n\n Si durante el proceso de auditor\u00eda se constata o descubre que tus ingresos fueron superiores a los previstos, tu prima del a\u00f1o anterior se ajustar\u00e1 y pagar\u00e1s la diferencia. Pero, tambi\u00e9n puede reducirse si tus proyecciones fueron mayores. <\/p>\n\n\n\n En caso de que no est\u00e9s de acuerdo con los resultados, puedes solicitar una reevaluaci\u00f3n. La auditor\u00eda se realiza a distancia y, si no est\u00e1s de acuerdo, se te pedir\u00e1 que aportes por correo los documentos que lo justifiquen, como registros y documentos fiscales.<\/p>\n\n\n\n En algunas ocasiones, un auditor pedir\u00e1 una reuni\u00f3n para ir personalmente a tu empresa u oficina de contabilidad para verificar las n\u00f3minas, los ingresos y otros documentos.<\/p>\n\n\n\n La funci\u00f3n del auditor es b\u00e1sicamente verificar tus ventas y n\u00f3minas. Esa informaci\u00f3n ya la comunicas al contratar el seguro. Tambi\u00e9n pueden comprobar el n\u00famero de empleados y la funci\u00f3n de cada uno de ellos. <\/p>\n\n\n\n \u00bfCu\u00e1les son los seguros que pueden ser objeto de auditor\u00eda? A continuaci\u00f3n te presentamos tres de las auditor\u00edas m\u00e1s habituales.<\/p>\n\n\n\n Las primas del Seguro de Accidentes de Trabajo (Workers\u2019 Compensation<\/em>) se basan en el n\u00famero de empleados que tienes, c\u00f3mo est\u00e1n clasificados y cu\u00e1l es tu n\u00f3mina. Si llevas buenos registros, la compa\u00f1\u00eda de seguros puede auditarte anual, trimestral o mensualmente, y tu prima puede ajustarse con cada auditor\u00eda. En muchos casos, este proceso de auditor\u00eda ya est\u00e1 totalmente automatizado.<\/p>\n\n\n\n Las p\u00f3lizas de Responsabilidad Civil General (General Liability<\/em>) se hacen en funci\u00f3n de algunos factores, como tu facturaci\u00f3n anual bruta, los datos de las n\u00f3minas e incluso el tama\u00f1o de tu espacio f\u00edsico. Durante el proceso de contrataci\u00f3n, probablemente hayas informado de tu previsi\u00f3n de ingresos para el a\u00f1o siguiente, y los auditores verifican que tus ingresos se ajustan a lo que has dicho.<\/p>\n\n\n\n El seguro de carga generalmente se basa en el volumen de los env\u00edos o en la evaluaci\u00f3n general de las mercanc\u00edas despachadas. Esta es la informaci\u00f3n que se verifica durante las auditor\u00edas.<\/p>\n\n\n\n \u00a1Prep\u00e1rate! A continuaci\u00f3n, te presentamos la informaci\u00f3n t\u00edpica que un auditor puede solicitar en el momento de una auditor\u00eda. Si hay varias empresas o entidades aseguradas bajo una misma p\u00f3liza, el auditor solicitar\u00e1 esta informaci\u00f3n para cada empresa o entidad:<\/p>\n\n\n\n Lo ideal ser\u00eda tener siempre reunidos los registros financieros pertinentes y crear un archivo de auditor\u00eda completo para no tener que organizarse con poca antelaci\u00f3n. Ten toda la informaci\u00f3n accesible y a la mano.<\/p>\n\n\n\n Si tus ventas aumentan exponencialmente o si necesitas m\u00e1s o menos empleados durante la mitad de la vigencia de tu p\u00f3liza, considera la posibilidad de contactar a tu corredor de seguros para ajustar el pago de tu seguro.<\/p>\n\n\n\n Si lo ajustas con antelaci\u00f3n, puedes evitar sustos cuando acabe la auditor\u00eda.<\/p>\n\n\n\n Si tu empresa contrata trabajadores temporales o subcontratados, tienes que exigir que la COI (de responsabilidad civil general –general liability<\/em>– o de accidentes de trabajo –working comp<\/em>-) se incluya en tus documentos. Si no consigues demostrar que est\u00e1n cubiertos individualmente, el auditor se ver\u00e1 obligado a incluirlos en tu p\u00f3liza de seguros, lo que aumentar\u00e1 el monto de tu pago.<\/p>\n\n\n\n \u00a1No! La p\u00f3liza necesita especificar que la prima es auditable. Los seguros de Responsabilidad Civil General (General Liability<\/em>), Seguro Auto Comercial y de Accidentes de Trabajo (Workers Comp<\/em>) suelen ser auditables. No ocurre lo mismo con otros seguros comerciales, como los de responsabilidad civil de directivos y empleados (Directors and Officers Liability<\/em>) y los de pr\u00e1cticas laborales (Employment Practices<\/em>).<\/p>\n\n\n\n\u00bfC\u00f3mo es el proceso de auditor\u00eda?<\/h2>\n\n\n\n
Tipos de auditor\u00edas habituales<\/h2>\n\n\n\n
Auditor\u00eda del Seguro de Accidentes de Trabajo (Workers\u2019 Compensation<\/em>)<\/h3>\n\n\n\n
Auditor\u00eda del Seguro de Responsabilidad Civil General (General Liability<\/em>)<\/h3>\n\n\n\n
Auditor\u00eda del Seguro de Carga \/ Flete<\/h3>\n\n\n\n
\u00a1Prep\u00e1rate para la auditor\u00eda!<\/h2>\n\n\n\n
Informaciones generales<\/h3>\n\n\n\n
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Registros de la n\u00f3mina<\/h3>\n\n\n\n
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Informaci\u00f3n sobre los Subcontratados<\/h3>\n\n\n\n
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Documentos fiscales para verificar los registros de la n\u00f3mina \/ registros de ventas y el n\u00famero de identificaci\u00f3n federal<\/h3>\n\n\n\n
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Ventas<\/h3>\n\n\n\n
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Otras cosas que debes tener en cuenta<\/h2>\n\n\n\n
Contratos de trabajadores temporales o subcontratados<\/h2>\n\n\n\n
\u00bfTodas las p\u00f3lizas son auditadas?<\/h2>\n\n\n\n